Ihr Kalender ist randvoll, Sie stolpern von Termin zu Termin und sind oft - unvorbereitet? Eventuell liegt das nicht nur daran, dass Sie sehr viel im Kalender zu stehen haben, sondern auch daran, dass es schlicht das Falsche ist, was drin steht.
Statt eines kurzen "Treffen Herr X", "Abstimmung Frau Y" oder "Arbeitskreis Z" ist es hilfreicher, im Kalendereintrag den Inhalt des Treffens zu benennen. Also z.B. "Abnahme Vertragsvorlagen für Dienstleister" , "Abstimmung des Einarbeitungsplans für Frau Y " oder "Erarbeitung Präsentation für Konferenz soundso".
Warum so kleinlich? Weil es hilft, den Fokus zu halten.
Das Anliegen des Treffens ist festgehalten - das ist besonders dann wichtig, wenn es kein klassisches Meeting mit Agenda ist. Ein Blick in den Kalender genügt um zu wissen, was inhaltlich an diesem Tag oder in der Woche gefragt ist. So kann man besser abschätzen, worauf man sich ggf. noch vorbereiten muss. Nur wer klar hat, welche Arbeit in einem Termin drin steckt oder dran hängt, kann dem auch Zeit einräumen und über das Weglassen anderer Termine überhaupt nachdenken.
Wenn der Termin als Einladung an andere Teilnehmende geschickt wird ist ein inhaltlicher Titel ein hilfreicher Abgleich: Haben alle das Gleiche im Sinn? Und haben alle klar, aus welchem Grund sie bei dem Treffen dabei sein sollten? Falls nicht, kann man vorher nachfragen - und im Zweifelsfall den Termin wieder absagen.
Daher: Schön zu wissen, wen man trifft. Um aber von "Schön, Sie mal wieder getroffen zu haben" zu "Super, dass das diese Aufgabe erledigt ist!" zu kommen hilft es, die Aufgaben bei Namen zu nennen.
