Bevor Sie demnächst Ihren Rechner zum Fenster rausschmeißen, weil Sie nicht mehr wissen, wie Sie all Ihrer E-Mails Herr werden sollen, versuchen Sie doch Folgendes:
Die 2-Minuten-Regel
Wenn Sie weniger als zwei Minuten benötigen, um eine Mail zu beantworten - tun Sie es sofort. Es würde länger dauern, das Ganze zu einer Aufgabe zu machen und später auf einer To do-Liste wieder zu finden.
Die Nicht-mehr-als 3-E-Mails-Regel
Wenn Sie mehr als drei Mails zum selben Themen austauschen, sollten Sie sich in Bewegung setzen. Suchen Sie die Kollegen in deren Büro auf. Oder greifen Sie zum Telefon.
Die Maximal-4 x 20 Minuten-Regel
Setzen Sie sich feste Zeiten, zu denen Sie Ihren Posteingang überprüfen. Arbeiten Sie die Abräumer (s.o. die 2-Minuten-Regel) weg und machen Sie alles andere zu Aufgaben auf Ihrer To do-Liste, um sie dann Schritt für Schritt zu erledigen.
Die Gute-Abend-Regel
Eine wichtige Maßnahme, die Ihnen Ihre Sommerabende retten kann: Schauen Sie abends nur dann und WIRKLICH NUR DANN in Ihr E-Mail-Postfach, wenn Sie die Zeit haben, die absolut wichtige und heiß ersehnte Nachricht auch zu bearbeiten. Wenn nicht: Nicht ins Postfach gucken, denn im Zweifelsfall kann alles warten bis zum nächsten Morgen.
Wenn Sie mehr als ein paar Minuten haben, können Sie sich auf dem Blog karriereletter informieren, welche technischen Lösungen beim E-Mail-Sortieren helfen. Oder Sie lesen das Kapitel "Taming your Tools" aus dem Büchlein Manage your Day-to Day von Jocelyn K. Glei.
